Bolagsstämma via distanskontakt under coronaepidemin

Publicerad: 13.03.2020

Disponentförbundet och Fastighetsförbundet rekommenderar att husbolagen utnyttjar möjligheten att hålla bolagsstämmorna på distans under coronaepidemin. Husbolagen kan också gärna överväga att skjuta upp beslut om projekt som inte brådskar eller till och med hela bolagsstämman.

"De som deltar i bolagsstämmorna är ofta också personer som tillhör riskgrupperna och under våren har disponenterna exceptionellt mycket kontakt med andra människor, vilket ökar deras risk att insjukna och smitta andra. Ingen aktieägares, styrelsemedlems eller disponents hälsa ska äventyras", säger Disponentförbundets verkställande direktör Mia Koro-Kanerva.

Om man är sjuk ska man inte delta i bolagsstämman utan utnyttja sin ägarrätt antingen genom att befullmäktiga en frisk person eller delta i stämman via distanskontakt. Så bör man även göra om man misstänker att man exponerats för coronaviruset eller av denna anledning försatts i karantän av en läkare.

Ta hjälp av distanskontakt på bolagsstämman

"För att minska smittorisken rekommenderas att husbolagen tar i bruk nya lösningar och tillämpar undantagsarrangemang. Husbolaget kan möjliggöra deltagandet i bolagsstämman via distanskontakt och rekommendera att aktieägarna utnyttjar den eller alternativt senarelägga bolagsstämman", säger Fastighetsförbundets rådgivande jurist Tapio Haltia.

Bostadsaktiebolagslagen tillåter att man deltar i bolagsstämman på distans förutsatt att kraven i lagen uppfylls. Stämman kan inte ordnas helt med hjälp av tekniska hjälpmedel, utan husbolaget måste alltid även ordna en traditionell bolagsstämma. Det kan göras så att till exempel styrelsens ordförande och vid behov disponenten är fysiskt närvarande på platsen för bolagsstämman, medan de övriga styrelsemedlemmarna och aktieägarna deltar på distans.

Husbolagets bolagsordning kan även inkludera en bestämmelse om deltagande i bolagsstämman på distans med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel eller via post. Om deltagande på distans inte är förbjudet i bolagsordningen kan även styrelsen besluta att distanskontakt utnyttjas.

Husbolagen beslutar om lämplig distanskontakt

Husbolagets styrelse beslutar om vilken distanskontakt som utnyttjas vid bolagsstämman. Det ska alltid finnas ett omnämnande om möjligheten till deltagande på distans och hur det sker i kallelsen. Aktieägarna ska även få tillräckligt tydliga anvisningar för distansdeltagandet. Det ska även nämnas i kallelsen om deltagandet på distans begränsar aktieägarens yttrande- eller rösträtt.

Deltagandet på distans kan ske till exempel med nätanslutning som Teams-möte eller gruppsamtal. Vid en stämma på distans i realtid är det inte möjligt med omröstning med slutna sedlar om man inte har ett särskilt mötesarrangemang som möjliggör detta.

Vid distanskontakter ska aktieägarens deltagande- och rösträtt samt rösträkningens korrekthet kunna utredas som vid en vanlig bolagsstämma. Aktieägaren ska kunna identifieras till exempel utifrån en e-postadress och man ska känna till aktieägarens röstetal och åsikt vid omröstning.

Andra förfaranden för beslutsfattande och deltagande

Man kan delta på distans också via post eller e-post. Då meddelar aktieägaren sin åsikt i de ärenden som tas upp på bolagsstämman i förväg. Distansdeltagande förutsätter att aktieägaren på ett tillförlitligt sätt ska kunna identifieras till exempel utifrån en underskrift eller e-postadress.

Ett problem med förhandsdeltagande är att det på bolagsstämman kan komma upp även andra beslutsförslag än de som styrelsen berett i förväg. De åsikter aktieägarna har meddelat till förslagen i förväg kan gälla endast förslag man då känner till, men inte dem som föreslås vid stämman.

Beslut kan även fattas utan stämma, om aktieägarna är ense om såväl det ärende som ska beslutas om som att ärendet avgörs utan att stämma hålls. Då ska beslutet registreras, dateras, numreras och undertecknas. Om det finns fler än en aktieägare i bolaget, ska minst två av dem underteckna beslutet.

Ytterligare uppgifter:

Disponentförbundet
Mia Koro-Kanerva, verkställande direktör
tfn 050 3031615
mia.koro-kanerva@isannointiliitto.fi

Fastighetsförbundet
Tapio Haltia, rådgivande jurist
tfn 09 1667 6361
tapio.haltia@kiinteistoliitto.fi