Styrelser, så här förbereder ni er för coronaviruset

Publicerad: 01.01.0001

Fastighetsförbundet uppmanar husbolagen till sans och att följa myndigheternas information om coronaviruset. Här nedan hittar ni Fastighetsförbundets anvisningar till husbolagen för det fall att coronaviruset sprids så att det orsakar pandemi. På detta sätt vill vi göra styrelserna uppmärksamma på vad coronaviruset kan inverka på dels i förvaltningen, dels i fastighetsskötseln.

Anvisningarna kort

Följ myndigheternas information om coronavirusets spridning.
Gå genom serviceavtalens villkor om beredskapen för exceptionella situationer.
Behandla vid ett styrelsesammanträde vilka risker det har för husbolagets verksamhet om coronaviruset sprids.
Fatta behövliga beslut – utnyttja möjligheterna till att fatta beslut på distans.
Ge anvisningar och kommunicera efter behov.

Räddningslagen förpliktar att handla

Räddningslagen förpliktar ägare och innehavare av byggnader samt verksamhetsidkare att ha beredskap att skydda personer, egendom och miljön i farliga situationer (egen beredskap). Bostadshus med minst tre bostadslägenheter ska ha en räddningsplan. Styrelsen bör se till att planen uppdateras så att den även inkluderar beredskapsåtgärderna för coronaviruset.

Styrelsens arbete

Enligt bostadsaktiebolagslagen ska styrelsen sammanträda vid behov, och fatta alla nödvändiga beslut oberoende av coronavirusets spridning. Om det till följd av coronaviruset sätts begränsningar för människor att röra sig eller samlas är det bra att komma ihåg att styrelsen även har möjlighet till sammanträden per e-post eller telefon.

Disponentskap

Disponentens lagstadgade uppgifter bör fullföljas så omsorgsfullt som man skäligen kan förutsätta med tanke på omständigheterna även i exceptionella situationer.

Vid brott mot eller försummelser av åligganden som ingår i disponentavtalet kan husbolaget i normalfall t.ex. avsluta avtalet (säga upp eller häva det), innehålla arvodet, kräva skadestånd och/eller avtalsvite. Det är möjligt att disponentavtalet omfattar beredskap för exceptionella förhållanden, dvs. force majeure, t.ex. att coronaviruset utvecklas till pandemi och myndigheterna begränsar människors rörelse och sammankomster.

Det är bra att styrelsen tillsammans med disponenten går igenom hur disponentföretaget har förberett sig för coronavirusets spridning och en eventuell pandemirisk. Disponentavtalets utredning om avtal i exceptionella förhållanden eller skötseln av hithörande nya uppgifter ska undersökas.

Bolagsstämmor

Ordinarie bolagsstämma ska hållas inom angiven tid, dvs. sex månader från räkenskapsperiodens utgång. Den hålls vanligtvis i lokaler som finns på bolagets hemort. Det är möjligt att myndigheterna på ett eller annat sätt begränsar sammankomster på grund av coronaviruset. Bolagets styrelse ska emellertid se till att bolagsstämmorna hålls och beslut fattas.

I bolagsordningen kan det föreskrivas att det är möjligt att delta i stämman även från en plats utanför stämmoplatsen per post eller med tekniska hjälpmedel. Också styrelsen kan besluta om saken, om inte deltagande per distans är förbjudet i bolagsordningen.

Om människors rörelse och sammankomster begränsas på grund av coronaviruset, bör styrelsen fatta beslut om att tillåta deltagande i bolagsstämman per post eller distanskontakt. Möjligheten till deltagande på distans ska nämnas i kallelsen till bolagsstämman.

Dessutom bör man beakta att beslut kan fattas även utan att hålla bolagsstämma om aktieägarna är eniga om de frågor det fattas beslut om, även det att beslut kan fattas utan att hålla någon stämma. Protokoll ska föras över besluten på samma sätt som vid en bolagsstämma.

Fastighetstjänster

Om coronaviruset sprids kan det även påverka de tjänster som fastigheten tillhandahålls, som fastighetsunderhåll och städning.

Också i fråga om fastighetstjänsterna är avtalet bindande för parterna och ofta har man inkluderat beredskap för exceptionella förhållanden i avtalet. Styrelsen ska helst gå igenom avtalen och ta reda på vilka avtalsvillkor husbolaget har förbundit sig till.

Utöver att det kan ske avbrott i tillhandahållandet av tjänsterna är det möjligt att myndigheterna beordrar eller rekommenderar olika rengörings-, desinficerings- eller motsvarande åtgärder i bostadssammanslutningarnas gemensamma utrymmen för att motverka spridningen av coronaviruset. I situationer av detta slag bör husbolaget utan dröjsmål inleda förhandlingar med tjänsteproducenten om ändringar i avtalet.

Avfallshantering

Om coronaviruset sprider sig kan det inverka på hur avfallshanteringen fungerar. I bolagen är det bra att förbereda sig för att myndigheterna ger föreskrifter eller rekommendationer om renhållning av avfallsrum och avfallskärl, samt förhandla om behövliga ändringar i avtalen om fastighetstjänster och avfallshantering.

Beakta nödvändiga tilläggskostnader i budgeten

I budgeten, som fastställs på den ordinarie bolagsstämman, bör bolaget beakta tilläggskostnaderna till följd av eventuella åtgärder för att bekämpa coronaviruset.

Aktieägarnas egen beredskap

Där också bra att uppmana aktieägarna och de boende att för egen del förbereda sig för avbrott och begränsningar till följd av coronavirusets spridning. Ytterligare information om hur de boende kan förbereda sig finns till exempel på hemkommunens eller den regionala räddningsmyndighetens webbplats.

Kommunikation

Husbolagen bör aktivt sprida information om beredskap, åtgärder och begränsningar som gäller coronaviruset till husbolagets delägare och boende på så många sätt som möjligt. Styrelsen och disponenten beslutar om kommunikationen.

Ytterligare uppgifter om husbolagets kommunikation finns i t.ex. kommunikationsrekommendationen för husbolag (Taloyhtiön viestintäsuositus).