Husbolagets styrelse och disponent ska sätta sig in i de skyldigheter dataskyddsförordningen medför
Publicerad: 02.05.2018
EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft efter en knapp månad, dvs. den 25 maj. De husbolag som hittills har skött sina dataskyddsskyldigheter omsorgsfullt behöver inte göra några stora förändringar i sin verksamhet till följd av förordningen.
För dem torde dataskyddsförordningen inte heller föranleda några betydande kostnader till exempel till följd av ökad arbetsmängd för disponenten.
De personregister som husbolaget för är till exempel den lagstadgade aktieförteckningen och förteckningen över de boende som många husbolag har.
Husbolagets styrelse och disponent ansvarar för att behandlingen av de boendes och aktieägarnas personuppgifter har ordnats på ett adekvat sätt. ”Det innebär att uppgifterna förvaras omsorgsfullt i låsta utrymmen och till exempel inte i husbolagets klubbrum där alla har åtkomst till dem”, säger Fastighetsförbundets biträdande chefsjurist Kristel Pynnönen.
Enligt Pynnönen är det bra för husbolagen att fundera på vilka personuppgifter de överhuvudtaget behöver samla in och för vilket ändamål.
Husbolaget ska avtala om dataskyddspraxisen skriftligt
Personuppgiftslagen ålägger redan nu husbolagen att till exempel göra upp en registerbeskrivning över sina personregister och att beakta de registrerades rättigheter när personuppgifter behandlas. Trots att förordningen inte medför några stora ytterligare skyldigheter för husbolagen är det viktigt att styrelsemedlemmarna och disponenten sätter sig in i den. För detta ändamål har Fastighetsförbundet sammanställt information på sin webbplats som alla husbolag kan använda sig av. För medlemshusbolag finns det tilläggsinformation och dokumentmallar på Fastighetsförbundets medlemssidor.
”I praktiken sköter vanligtvis disponentföretaget de skyldigheter dataskyddsförordningen medför för husbolagets del utifrån disponentavtalet”, konstaterar Pynnönen.
Enligt Pynnönen är det viktigt att husbolaget och disponentföretaget samt eventuella andra serviceleverantörer, som till exempel servicebolaget, avtalar skriftligt om hur dataskyddet beaktas i deras verksamhet.
Sociala medier är inte personregister
Om husbolaget använder sociala medier, som till exempel Facebook, i sin kommunikation och husbolagets styrelsemedlemmar kommunicerar med varandra via till exempel WhatsApp är det inte frågan om ett personregister.
”Sociala medier kan jämställas med samtal som man för på gården i egenskap av privatperson. För den officiella skötseln av husbolagets ärenden, som till exempel då en aktieägare lämnar en anmälan om ändringsarbeten, används andra kanaler”, konstaterar Pynnönen.
Enligt myndigheternas åsikt är inte heller namntavlan i trapphuset ett självständigt personregister. I en del kommuner baserar sig namntavlan i fastighetens trapphus även på bestämmelser i byggnadsordningen, dvs. det finns en lagstadgad grund för behandlingen av uppgifterna.
Mer information på finska om dataskyddet i husbolag finns på Fastighetsförbundets webbplats.
Ytterligare information till medierna:
Kristel Pynnönen, biträdande chefsjurist
Fastighetsförbundet
tfn 09 1667 6361